Governancestructuur Ressort Wonen
 
Hieronder wordt verstaan het geheel van regels op grond waarvan Ressort Wonen als stichting wordt bestuurd, besluiten worden genomen en hoe beleid tot stand komt. Verder wordt beschreven hoe voor belanghebbenden op een zo inzichtelijk mogelijke wijze verantwoording wordt afgelegd over de bevoegdheden van de bestuurder van Ressort Wonen en de wijze waarop door de Raad van Commissarissen inhoud wordt gegeven aan het uitoefenen van het interne toezicht.

Het bestuur en het toezicht daarop is bij Ressort Wonen vrijwel geheel geregeld volgens de eind 2006 door de ledenraad van Aedes vastgestelde governancecode woningcorporaties. Deze code is een onderdeel van de AedesCode die door Ressort Wonen is ondertekend. De governancecode geeft naast bepalingen over de naleving en handhaving van de code zelf de principes aan en aanbevelingen voor de uitwerkingen voor goed bestuur en toezicht, transparantie, externe verantwoording en financiële beheersing. Een van de belangrijkste uitgangspunten van deze code is “Pas toe of leg uit”. Dat houdt in dat waar er sprake is van een andere toepassing dat deze wordt genoemd en ook welke argumenten aan het afwijken ten grondslag liggen.

De hoofdlijnen van de governancestructuur van Ressort Wonen zijn verwerkt in de statuten.
De statuten zijn opgesteld volgens het voor woningcorporaties gebruikelijke model en vastgelegd in een notariële akte. Statuten kunnen ook alleen gewijzigd worden bij notariële akte. In de statuten is de bestuurlijke organisatie van de stichting op hoofdlijnen geregeld en zijn de doelstellingen van de stichting vermeld. Verder staan hierin bepalingen over de wijze waarop statutenwijziging, ontbinding van de stichting en liquidatie moet plaatsvinden. Tevens hoe het bestuur is gevormd en dat de bestuurder de stichting in rechte vertegenwoordigt en belast is met het bestuur over de stichting. Dat houdt in dat de bestuurder alle besluiten voor en over de stichting neemt. Bij Ressort Wonen is functie van directeur en bestuurder gecombineerd. De bestuurlijke organisatie is daarmee gebaseerd op de bij woningcorporaties gebruikelijke tweelagenstructuur en de stichtingsvorm. De Raad van Commissarissen houdt toezicht op de bestuurder en is bevoegd tot benoeming en ontslag van de bestuurder, het vaststellen van de arbeidsvoorwaarden. De Raad van Commissarissen is verder bevoegd besluiten van de bestuurder te schorsen.

Voor de verdere uitwerking van de governancestructuur van Ressort Wonen zijn een aantal stukken van belang. Het betreft de volgende documenten:
1.       het reglement voor de Raad van Commissarissen
2.       de integriteitcode “Zo doen wij het gewoon”
3.       de klokkenluiderregeling

1.         Reglement voor de Raad van Commissarissen
De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Raad van Commissarissen zijn in dit reglement uitgewerkt. Het reglement bevat verder voorwaarden over de samenstelling en de wijze waarop onafhankelijkheid en integriteit (onverenigbaarheid van functies) ten aanzien van de leden van de Raad van Commissarissen zijn gewaarborgd. Verder zijn hierin artikelen van de statuten meer uitgewerkt zoals bijvoorbeeld op welke terreinen de Raad van Commissarissen specifiek toezicht dient te houden, welke besluiten van de bestuurder onderworpen zijn aan voorafgaande goedkeuring of goedkeuring achteraf door de Raad van Commissarissen.

De meest actuele versie is hier in pdf te downloaden.

2.         Integriteitcode “Zo doen wij het gewoon”
Ressort Wonen beschikt over een eigen integriteitcode. Het doel van de integriteitcode is om op een voor ieder toegankelijke manier duidelijk te maken dat bij Ressort Wonen integer wordt gehandeld. Op de in dit document opgenomen criteria en afspraken kunnen bestuurder, commissarissen en medewerkers worden aangesproken. In de code is omschreven hoe er wordt omgegaan met klanten, met leveranciers, met de pers, met bedrijfseigendommen maar ook met elkaar.

De meest actuele versie is hier in pdf te downloaden.

3.         De klokkenluiderregeling
Ressort Wonen beschikt over een eigen klokkenluiderregeling. Het doel van de klokkenluiderregeling is rechtsbescherming te bieden aan degene binnen of buiten Ressort Wonen, zoals een werknemer of een leverancier, die intern een misstand meldt. In de regeling is de melding met waarborgen omkleed, zodat er altijd een functionaris is aan wie kan worden gemeld, desnoods aan een vertrouwensfunctionaris. Verder is geregeld hoe er met meldingen moet worden omgegaan en binnen welke termijn schriftelijk en gemotiveerd dient te worden gereageerd.

De meest actuele versie is hier in pdf te downloaden.

4.         Overige punten uit de governancecode
Een belangrijk onderdeel van de governancecode zelf is dat duidelijk wordt gemaakt wie Ressort Wonen beschouwt als belanghebbenden. Dit zijn: de huurders, eigenaren binnen verenigingen van eigenaren waarvoor Ressort Wonen het beheer verzorgt, woningzoekenden, lokale en regionale overheden, zorginstellingen, welzijnsorganisaties, organisaties op het punt van veiligheid, Huurdersvereniging Rozenburg, Seniorenraad etc. Verder moet blijken hoe zij bij de totstandkoming van beleid worden betrokken en op welke wijze aan hen over de uitvoering van dat beleid verantwoording wordt afgelegd. Andere punten zijn dat de Raad van Commissarissen er op zal toezien dat Ressort Wonen tenminste éénmaal per 4 jaar wordt gevisiteerd, dat de integriteitcode en klokkenluiderregeling worden nageleefd, dat er normen voor kwaliteit worden gesteld, dat er een adequaat risicobeheerssysteem is en dat de inrichting van de financiële verslaggeving aan de eisen voldoet.

Uitleg afwijking van governancecode
Hoofduitgangspunt van de governancecode is de zogenaamde "Pas toe of leg uit"- regel. Dit houdt in dat de uitwerkingen van de code worden gevolgd hanteert en dat afwijkingen van principes en aanbevelingen dient te worden uitgelegd. Ressort Wonen onderschrijft alle principes en heeft de aanbevelingen bijna allemaal onverkort toegepast. Er zijn echter enkele uitzonderingen.
De aanbeveling om de bestuurder te benoemen voor een periode van ten hoogste vier jaar is niet toegepast vanwege het respecteren van in het verleden gemaakte afspraken. Verder is gezien het beperkte aantal leden van de Raad van Commissarissen de aanbeveling om een auditcommissie en een remuneratiecommissie in te stellen niet opgevolgd. Wel voert de Raad van Commissarissen uiteraard een remuneratiebeleid dat in overeenstemming is met de huidige inzichten daarover.
Bij de benoeming van de huidige voorzitter van de Raad van Commissarissen is vanwege de continuïteit binnen de raad en de voorzittersvacature eind 2006 afgeweken van het advies voor wat betreft het maximaal 12 jaar lid kunnen zijn van de Raad van Commissarissen. Eventuele andere afwijkingen van de code worden verantwoord via het verslag van de Raad van Commissarissen dat in het Jaarverslag wordt opgenomen.